Auftrags- und Beschaffungsmanagement

Das Auftragsmanagement von kom,ma dient der Steuerung und Durchführung der Auftragsabwicklung im Bereich der Informationstechnologie.

Wir bieten:

  • Auftragsübermittlung an kom,ma per Datenschnittstelle, Mail, Telefon oder Fax
  • Erfassung der Bestelldaten, Auftragsinhalte und Termine
  • Durchführung der Weiterbeauftragung beim jeweiligen Dienstleister/ Lieferanten
  • Klärung von Rückfragen/ Beschaffung benötigter Informationen
  • Planung, Koordination und Kontrolle der korrekten Auslieferung und Erledigung der Aufträge (inkl. Stammdatenpflege)
  • Planung, Verwaltung und Lagerung von Hardware-Poolbeständen
  • Erstellung von Versand- und ggfs. Zollunterlagen
  • Verpackung und Versendung der bestellten Hardware
  • Rechnungskontrolle und verursachergerechte Vorkontierung für die Kundeninterne Buchhaltung
  • Bereitstellung von Reportingdaten bzgl. der Auftragsinhalte

Die vor- und nachgelagerten Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb, Kundendienst, etc. werden direkt in den Gesamtprozess mit eingebunden und erhalten einen Überblick über den Status und Verlauf der Aufträge.

Logistik von IT-Hardware Komponenten

Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter mit der richtigen Hardware ausgestattet werden, bzw. in Störungsfällen Ersatzgeräte oder -teile sofort zur Verfügung stehen, übernimmt kom,ma die Logistik für die von Ihnen gewünschten IT-Hardwarekomponenten.

Wir bieten:

  • Planung, Verwaltung und Lagerung von Hardware-Poolbeständen (Endgeräte, Mobile Devices, Headsets, Zubehör, Ersatzteile, etc.)
  • Entgegennahme nachbestellter Hardware für die Poolbestände
  • Prüfung (Vollständigkeit, Funktionstüchtigkeit soweit möglich) nachbestellter Poolbestands-Hardware
  • Erstellung von Versand- und ggfs. Zollunterlagen
  • Verpackung und Versendung der bestellten Hardware
  • Schnelle und effiziente Ausstattung Ihrer Mitarbeiter durch optimale Ablauf- und Verarbeitungsprozesse (besonders wichtig bei Störungsfällen, Verlust oder Komplettausfall von Hardware)
  • Beauftragung und Abwicklung von Reparaturen (beim jeweiligen Dienstleister/ Lieferanten) und Garantieaustauschen

Unsere Logistik sorgt dafür, dass die bestellte Hardware in der korrekten Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommt.

Optimierung

Die Prüfung und Optimierung der monatlichen Kosten ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung Ihrer Kostenstruktur im ITK Bereich.

Wir bieten:

  • Analyse des Ist-Bestandes
  • Ermittlung von Kostentreibern
  • Durchführung kontinuierlicher Optimierungen im Rahmen der monatlichen Rechnungsprüfung
  • Bereitstellung eines Reportings bzgl. der Optimierungsumsetzung und deren Erfolg

Reporting

Wir bieten:

  • Monatliches/ jährliches Reporting von Bestands- und Prozessdaten, Kennzahlen, Einhaltung der Service Level und Störungsdokumentation
  • Projektreporting
  • Unterstützung beim Reporting-Design der Berichte

Rechnungsbearbeitung

Wir bieten:

  • Elektronische Rechnungserfassung mittels Billing-Software
  • Rechnungsprüfung unter Berücksichtigung von Mehrungen und Minderungen in der Kommunikationstechnik
  • Überprüfen der Einhaltung von vertraglichen Vereinbarungen (Rahmenverträgen)
  • Klärung von Unstimmigkeiten
  • Vorkontierung der Rechnungen für Ihr Rechnungswesen
  • Darstellung der Kostensituation und Kostenentwicklung
  • Archivieren von Rechnungskopien

Stammdatenverwaltung

Stammdaten entstehen in vielen Unternehmensbereichen und betreffen Lieferanten- und Kundendaten, Material- und Produktdaten. Sie werden in allen Bereichen wie z. B. dem Management, in der Administration, der Buchhaltung, dem Kundenservice, dem Vertrieb, im Call Center, im Customer Relationship Management eingesetzt und werden in Mails, Telefonaten, Briefen, Rechnungen, Aufträgen, etc. benötigt und verwendet.

Die Vereinheitlichung der Stammdaten und die zentrale Erfassung, Verwaltung und Pflege sowie deren Konsolidierung über verschiedene Systeme hinweg ist ein strategisches Ziel. Weil sehr viele Geschäftsprozesse auf die Stammdaten zugreifen sollte die Datenintegrität über alle IT-Systeme sichergestellt und gewährleistet werden.

Wir bieten:

  • Erfassung und Pflege aller relevanten Stammdaten
  • Pflege einer Stammdatenhistorie
  • Strukturierung und Vereinheitlichung die Inhalte
  • Konsolidierung über verschiedene Systeme und Datenquellen hinweg

Vertragsverwaltung

Verträge sind Grundlage aller Geschäftsprozesse. Deshalb ist aktives Vertragsmanagement in jedem Unternehmen Voraussetzung effizienten betriebswirtschaftlichen Handelns. Neben Verwaltung und Controlling gehört die Vertragsarchivierung zu seinen wichtigsten Bestandteilen.
Wer angesichts der Informationsflut im Vertragswesen rund um die Telekommunikation den Überblick behalten will, ist auf eine unveränderbare, langfristige und revisionssicherer Archivierung aller vertragsrelevanten Dokumente in elektronischer Form angewiesen.
Sie hilft, sämtliche Informationen zu strukturieren, Ihr gesamtes Vertragswerk transparent zu gestalten, Prozesse zu automatisieren sowie Personal- und Infrastrukturkosten zu senken.

Wir bieten:

  • Zentrale Verwaltung und Archivierung aller den ITK-Bereich betreffenden Verträge
  • Vorhaltung aller relevanten vertraglichen Informationen
  • Überwachung von Vertragsverhältnissen sowie die Einhaltung etwaiger Fristen und Termine
  • Zeitnahe Bereitstellung von Verträgen oder Vertragsbestandteilen

Rücknahmeprozess und Entsorgung

Ungenutzte, defekte oder nicht mehr benötigte Alt-Hardware und deren Entsorgung stellt für Unternehmen eine besondere Herausforderung dar. Besonders, wenn sie – wie z.B. Smartphones, Tablets, etc. – mit Datenträgern ausgestattet sind und personenbezogene Daten enthalten. Sie stellen einen wirtschaftlichen Wert als Teil des Umlaufvermögens dar, so dass eine sichere Weiterveräußerung sinnvoll sein kann.

Wir bieten:

  • Entgegennahme alter ITK-Hardware (Endgeräte, Mobile Devices, Headsets, Zubehör, Ersatzteile, etc.)
  • Regelmäßige Entsorgung alter ITK-Hardware
  • Bereitstellung von Löschzertifikaten nach Entsorgung alter Hardware
  • Prüfung und Archivierung der Löschdokumente und -zertifikate
  • Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen für Ihre Unternehmensrevision
  • Überprüfung ausgezahlter Gutschriften und Entgelte im Rahmen des Entsorgungsprozesses

Mit unseren Partnerunternehmen stellen wir für Ihre Altgeräte eine sichere und DEKRA-zertifizierte Datenlöschung zur Verfügung. Es wird sichergestellt, dass alle Unternehmensdaten sicher gelöscht sind und durch die anschließende Verwertung und den Wiederverkauf erhalten Sie zudem Geld zurück für ihre mobilen Endgeräte.

Störungs- und Eskalationsmanagement (Incidentmanagement)

Incidentmanagement verwaltet alle Incidents über ihren gesamten Lebenszyklus. Das primäre Ziel dieses ITIL-Prozesses besteht darin, einen IT-Service oder eine Endgerät für den Anwender so schnell wie möglich wieder herzustellen.

Wir bieten:

  • Entgegenahme von Störungen per Datenschnittstelle, Mail oder Fax
  • Vollständige Erfassung der Störungsdaten
  • Weiterleitung und korrekte Priorisierung der Störungen beim betreffenden Dienstleister
  • Direkte Behebung von Störungen sofern möglich
  • Überwachung der Störungsbeseitigung bis zur vollständigen Wiederherstellung der Funktionalität
  • Bereitstellung von Reportingdaten bzgl. der Störungsbearbeitung und -behebung (Umfang, Dauer, etc.).

Ziel des Incidentmanagements ist es, eingehende Tickets von Störungen zu erfassen, Sie zu priorisieren, an die korrekten Dienstleister weiter zu reichen und die weitere Bearbeitung und Lösung zu überwachen. Gemäß ITIL unterscheiden wir Störungen in 1st und 2nd Level Incicents. 1st Level Incidents können innerhalb einer sehr kurzen Zeitspanne behoben werden, 2nd Level Incidents sind komplexer bzw. dringlicher und werden in der Regel von einem Expertenteam innerhalb einer längerer Zeitspanne bearbeitet.

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